Wie Unternehmen die Digitalisierung methodisch einführen

Für einige Unternehmen ist das Thema Digitalisierung immer noch mit einigen Unsicherheiten bestückt. Dabei wurde meist die erste Phase der Digitalisierung bereits durchlaufen und erste grundlegende Tätigkeiten digitalisiert. Doch wie geht es weiter und welche Schritte sind danach erforderlich? Wie lassen sich digitale Prozesse miteinander verknüpfen und sinnvoll aneinanderreihen? Bei diesen Fragen werden Unternehmen zögerlich und schieben diese auf die lange Bank.

Mit einer gut durchdachten Planung und einem ganzheitlichen Blick auf das Unternehmen, können die nächsten Phasen der Digitalisierung ganz einfach angegangen werden.

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1. Wer zukünftig denkt, muss digital handeln

Es beginnt – wie bei vielen anderen Planungen – im Kopf. Häufig werden Projekte zur Digitalisierung gemieden, weil diese als komplex, zeit- und kostenintensiv betrachtet werden. Selbstverständlich kostet es einen gewissen Aufwand, sich neben dem operativen Tagesgeschäft mit einem Thema zu befassen, dass nicht dem Kerngeschäft entspricht.

Dennoch braucht es die richtige Denkweise, um zu verstehen, dass sich die Investition in den Aufwand langfristig und dauerhaft lohnt. Es ist eine Modernisierung auf digitaler Ebene, die sich auf die Harmonisierung und Verknüpfung in der Systemlandschaft auswirkt und damit Prozesse, wie auch tägliche Aufgaben, erleichtert und vereinfacht. Durch die digitalen Prozesse ersetzen wir dauerhaft manuelle und fehleranfällige Abläufe im Unternehmen und gewinnen freie Ressourcen für andere wesentliche Aufgaben, die wir durch Digitalisierung möglicherweise nicht ersetzen können.

2. Finden Sie den Vorteil im Unternehmen und gegenüber dem Wettbewerb

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Digitalisierung kann sich auch gegenüber dem Wettbewerb auswirken: seien Sie einen Schritt weiter und profitieren Sie von den effizienten Vorteilen. Ein Beispiel hierfür kann die Nutzung von einem zentralen Informationsmanagement in einem Unternehmen sein. Oftmals ist es gängige Praxis, dass Daten im Unternehmen manuell gepflegt werden über Microsoft Excel oder andere Anwendungen. Dateien werden dann noch zusätzlich lokal gespeichert und somit entsteht Herrschaftswissen und Datensilos, die kaum zu überblicken sind. Fallen MitarbeiterInnen im Unternehmen aus, gehen diese Informationen häufig verloren oder treten in Vergessenheit, weil diese nicht nach einem vorgegebenen Standard gespeichert sind.

Fehlerhafte und nicht auffindbare Daten und Informationen sorgen für zeitaufwendige Suchen, erneute Erstellung oder gar zum Verlust. Dies stört das operative Kerngeschäft umso mehr und sorgt für unnötige Verzögerungen. Abhilfe schaffen hierbei u. a. sogenannte PIM-Systeme (Product Informationen Management), bei dem alle Informationen aus den unterschiedlichsten Bereichen und Abteilungen eines Unternehmens zentral eingepflegt werden und abrufbar sind.

3. Sorgen Sie für ausreichendes Digitalwissen im Unternehmen

Doch die Einführung setzt eine gewisse technologische Vorerfahrung voraus. Sollte diese Erfahrung noch nicht ausreichen, so muss hier zunächst nachgebessert werden, denn ohne das ausreichende Digitalwissen, kommt es zu Frustrationen und Verzweiflung, wodurch solche Anwendungen abgelehnt werden. MitarbeiterInnen suchen dann häufig den Grund und die Ausrede in einer Veränderung. Die Schuld wird in einer Anwendung gesucht, da Prozesse ja vorher auch mehr oder weniger funktioniert haben.

Auch das Vorwissen über Schnittstellen und Abhängigkeiten zur Integration in die bestehende Systemlandschaft muss vorhanden sein. Nur dadurch kann eine harmonische Integration einer neuen Software erfolgen, für den größtmöglichen Nutzen.

Auch solche Aspekte müssen durchdacht werden, bevor Probleme und Blocker eines Projektes entstehen. Für diese proaktiven Maßnahmen ist die digitale Erfahrung essenziell. Ist diese nicht da oder noch nicht ausgereift, lohnt es sich immer einen Partner an Bord zu holen, der bei dieser Planung unterstützt und für die entsprechende Digitalerfahrung im Unternehmen sorgt.

4. Finden Sie für sich geeignete Methoden für die Planung

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Leider gilt auch hier, dass es nicht die eine richtige Methode gibt. Abhängig von dem Vorhaben und die Anforderungen, können sich die Planungsmethoden unterscheiden. Dabei wird aber grundlegend zwischen den klassischen/statischen Methoden (Wasserfall-Prinzip) und den dynamischen/flexiblen Methoden (Agiles-Prinzip) unterschieden.

Aus dem Wasserfall-Prinzip hat sich das klassischen Lasten- und Pflichtenheft ergeben, bei dem ein Projekt von Anfang bis Ende durchgeplant wird. Kriterien wie Zeit, Ziele und Budget werden vorausgeplant und festgeschrieben. Doch Faktoren wie Systemlandschaft, Mitarbeiter und sich verändernde Marktsituationen können häufig nicht fest geplant werden und verändern sich ständig, besonders bei lang angelegten Projektlaufzeiten. Auch die lückenhafte Anforderungsbeschreibung (die Dinge, an die man zu Beginn nicht gedacht hat) fordern ihre späteren Tribute, bei denen der Ist-Zustand sich immer weiter von der Ziel- und Wunschvorstellung entfernt.

Angesichts dessen arbeiten wir immer mehr mit dynamischen Planungsmethoden. Eine dabei vielfach genutzte Methode, ist die sogenannte Canvas-Methode. Bei dieser Methode werden für alle Projektbeteiligten auf transparente Weise die Ergebnisse der Planung anschaulich auf einer Leinwand (Canvas) oder einem virtuellen Whiteboard festgehalten. Von hieraus werden gemeinsame Ausgangspunkte definiert, bei dem alle Mitwirkenden ihre Wünsche und Erwartungen klar formulieren und auf einer gemeinsamen Oberfläche konsolidieren und den Status quo im Unternehmen erkennen.

5. Alle an einen Tisch holen

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Komplex werden die Projekte immer, wenn sich neue Herausforderungen ergeben oder sich die Ziele plötzlich ändern. Die klassischen Methoden führen hier zum Abbruch eines Projektes, da die vorgegebenen Planungen nicht mehr aufgehen und eine komplette Neuplanung erforderlich wäre.

Die Canvas Methode stellt die sich verändernden Faktoren in den Vordergrund, indem Sie alle Beteiligten an einen Tisch holt, um Ansichten, Erwartungen und Wünsche immer wieder festgehalten werden. Auch wenn nicht alle gleichzeitig am Tisch sitzen können, so werden die Lücken auf dem Canvas im Nachgang befüllt, um die Lücken im gesamten Projektbild zu schließen. Können diese Lücken im Gesamtbild nicht geschlossen werden, dann fehlt der richtige Stakeholder, der zum Erfolg beitragen kann.

Ein weiterer Vorteil der Canvas-Methode ist die hohe Akzeptanz für eine Softwarelösung. Durch die Beteiligung und Äußerungen von Wünschen/Erwartungen aller notwendigen Stakeholder, fühlen sich auch alle abgeholt und gehört. Somit beginnt der Prozess für Veränderungen schon recht früh im Kopf der Beteiligten.

6. Wie die Canvas Methode sich zu einem Leitfaden entwickelt

Bei einer Digitalisierungsstrategie ist es ebenso notwendig, viele Projektschritte zu einer Einheit zu verbinden. Daher ist von Vorteil, einen Leitfaden für die Entwicklung verschiedener Projektteile zu haben.

Die Canvas Methode definiert auf einfache Weise die Darstellung relevanter Projektkriterien und alle Rahmenbedingungen eines Projektes, die auch für die nachfolgenden Schritte festgehalten werden. Somit entsteht ganz automatisch eine Art Leitfaden, anhand dessen im Nachgang immer wieder Ansätze und Kriterien gedanklich geprüft werden, ob diese auch richtig verstanden wurden und ob sich daraus zusätzliche Fragen ergeben. Häufig ergibt sich hieraus auch, ob bestimmte Anforderungen unberücksichtigt geblieben sind.

Lassen Sie sich gerne in einem nächsten Digitalprojekt von der Canvas-Methode überzeugen. Wir unterstützen Sie gerne jederzeit bei der Einführung einer neuen Methode für die Entwicklung einer Gesamtstrategie für die Digitalisierung und zeigen Ihnen damit die Potenziale einer transparenten und agilen Arbeitsmethode.

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